Das verdammte Kassenbuch

Es gibt ein paar Fakten im Umgang mit dem Kassenbuch, die jeder Kaufmann – und damit auch jeder Gastronom – kennen muss und einzuhalten hat. Bei Nichtbeachtung ist es nur eine Frage der Zeit und des (dann schwindenden) Glücks, wann der Hammer kommt und die Schwierigkeiten beginnen.

Fakt 1: Wir sind mit der Gastronomie in einem Bargeldgewerbe und damit entsprechend im Fokus des Fiskus. Das saubere Kassenbuch ist Dreh- und Angelpunkt jeder Buchhaltung.

Fakt 2: Es gibt genaue Formvorschriften, wie ein Kassenbuch zu führen ist. Wenn man diese nicht kennt und einhält, kann man sich den Aufwand der Buchhaltung gleich sparen, da dies zur sogenannten „Verwerfung“ der Kasse und damit der ganzen Buchhaltung führt – und damit zur oft fatalen Schätzung der Einnahmen durch das Finanzamt.

Fakt 3: Die Kasse muss jederzeit „kassensturzfähig“ sein. Dies heißt nichts anderes, als dass nachgezählt wird, ob der rechnerisch ermittelte Kassenbestand auch tatsächlich vollständig vorhanden ist. Genau dies sollte man mehrmals im Jahr tun und in einem sogenannten Kassenzählprotokoll, von jeweils einem Zähler und einem Zeugen unterschrieben, festhalten. Dies gilt als Nachweis der sorgfältigen Buchhaltung und macht einen guten Eindruck im Prüfungsfall.

So logisch und einfach die Führung einer sauberen Kasse auf den ersten Blick auch erscheint, im Gastro-Alltag bin ich daran immer wieder verzweifelt. Nach nur 3 Tagen macht man eine Zählkontrolle und es fehlen einige hundert Euro, obwohl man jeden Tag einzeln kontrolliert und nachgezählt hat.

Mögliche Ursachen? Zu schnell vergisst man, einen Vorschuss einzutragen, oder lässt Belege im Auto, in der Tasche oder an der Servicestation liegen, weil gerade ein „time bandit“ kommt und dringend etwas braucht. Wenn der Zeitraum zwischen den Zählkontrollen zu groß wird, hat man keine Chance mehr, den Grund für Unregelmäßigkeiten herauszufinden.

Und selbst wenn man als Wirt bereit ist, das fehlende Geld aus der Privatschatulle einzulegen, bekommt man spätestens bei der Abstimmung zum Jahresabschluss ein Problem. Denn da steht dann die „vergessene Rechnung“ als unbezahlt bei den offenen Posten, aber in der Lieferantenaufstellung ist sie als bezahlt angegeben.

Und dann stellt sich die berechtigte – und gefährliche – Frage, woher das Geld gekommen ist, mit der diese Rechnung bezahlt wurde.

Fazit: Es hilft nur zählen, zählen und nochmal zählen – bis alles stimmt! Und das Ergebnis auch jeden Monat mit dem errechneten Kassenbestand des Steuerberaters abzugleichen. Denn der sollte auch die letzten Fehler, verursacht z.B. durch Zahlendreher, finden.

Meine Tipps:

+ Heften Sie die täglichen Z-Bons und EC- bzw. Kreditkarten-Nachweise an Ihr Kassentagesprotokoll. Damit ersparen Sie sich mühsames Suchen und irgendwelche nachträglichen Erklärungsversuche.

+ Achten Sie darauf, dass die Z-Bons lückenlos durchnummeriert abgeheftet sind. Dies ist ein Hauptaugenmerk bei einer Prüfung. Fehlende Z-Bons können zur Verwerfung Ihrer gesamten Buchhaltung führen.

+ Vergessen Sie nicht, dass alle Belege mindestens zehn Jahre aufgehoben werden müssen. Das gilt auch für oftmals genutzte Thermopapiere. Diese am besten immer gleich kopieren, da sie sonst nach ein paar Jahren nicht mehr lesbar sind. Die meisten Kassenhersteller bieten auch, natürlich gegen Aufpreis, Thermopapier, das nicht ausbleicht.

Formvorschriften 

+ Eigene Excel Listen sind nicht erlaubt, da diese jederzeit nachträglich noch geändert werden können.

+ Am besten das Kassenbuch ganz altmodisch per Hand schreiben.  Hier gilt es aber aufzupassen, da nicht automatisch jeder Eintrag saldiert wird und Sie somit eventuell nicht merken, falls Sie durch eine Unachtsamkeit ins Minus rutschen. Ein Minusbestand ist aber unmöglich. Oder hatten Sie schon mal weniger als 0.- Euro im Geldbeutel? Genau deshalb liebt aber das Finanzamt diese Form.

+ Eine Alternative bieten Kassenprogramme der führenden Softwarehäuser wie Datev, Addison oder Lexware. Die volle Prüfungssicherheit bieten diese aber auch nicht, da sie im Zweifelsfall überschrieben werden können. Aber dies wird immerhin protokolliert.

Von |2018-02-08T16:21:28+00:0024.01.2018|Kategorie: Allgemein|Tags: , |0 Kommentare

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